تحلیل فرآیند پیش از اقدام برای بهبود آن الزامی است. زیرا بدون تحلیل نمی‌توان مشکلات فرآیند در وضعیت فعلی آن را درک کرد. روش‌های مختلفی جهت تحلیل فرآیند وجود دارد. در ادامه به توضیح این روش‌ها پرداخته خواهدشد.
پیشتر در مطلب تجزیه و تحلیل فرآیندها در مورد تحلیل فرآیند و نقش‌های درگیر توضیحاتی داده‌شده است. هم‌چنین به طور خلاصه روش‌های کمی و کیفی تحلیل فرآیند به طور فهرست‌وار معرفی شد. در این مطلب قصد داریم سه روش تجزیه و تحلیل کیفی فرآیندها را مفصلا توضیح دهیم.
نمودار درختی
نمودار درختی یکی از روش‌های تحلیل دلایل موضوعات و دلایل فرآیند کسب‌وکار است. ایده اصلی این روش، تکرار چندین باره این سوال است که:«چرا این اتفاق می‌افتد؟» این اتفاق آن‌قدر تکرار می‌شود تا تیم تحلیل‌گر به دلیلی که تمام ذی‌نفعان آن را دلیل کلیدی مشکل موجود در فرآیند بدانند، برسند.
با توجه به اینکه جلسات بارش فکری، ساخت‌نیافته است و برای به نتیجه رسیدن درمورد ریشه مشکلات نیاز به ساختاردهی به محتوای جلسات است، از ابزار نمودار درختی جهت ساختاردهی به محتوای جلسات بارش فکری مرتبط با موضوع تحلیل دلایل ریشه‌ای استفاده می‌شود.
استفاده از این ابزار به ترتیب زیر صورت می‌گیرد:
- ابتدا موضوع مسئله‌دار در فرآیندهای کسب‌وکار شناسایی و با توافق افراد حاضر، نام‌گذاری شده و بر روی ریشه درخت نوشته می‌شود.
- درمورداین مشکل این سوال‌ها مطرح می‌شود: «چرا این اتفاق می‌افتد؟» «مشکلی که باعث مشکل فعلی می‌شود چیست؟» مشکل بر روی شاخته‌های ایجاد شده روی درخت نوشته می‌شود.
- بر روی هر شاخه قرار گرفته و بعد مرحله 2 آن‌قدر تکرار می‌شود که ذی‌نفعان بر روی ریشه‌ای بودن این دلایل توافق کنند.
این نمودار با دلایل ریشه‌ای به دست آمده، می‌تواند به عنوان پایه‌ای جهت انجام دیگر تحلیل‌های کیفی مورد استفاده قرارگیرد.
تحلیل ارزش افزوده
در این تحلیل، بررسی می‌شود که آیا فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌های فعلی فرآیند برای مشتری یا سازمان ارزش افزوده ایجاد می‌کند یا نه. در این تحلیل، فعالیت‌ها به سه دسته زیر تقسیم می‌شود:
- دارای ارزش افزوده: آن را با VA نمایش می‌دهند. این نوع فعالیت‌ها برای مشتری ارزش یا رضایت ایجاد می‌کند. برای فهم اینکه فعالیتی ارزش افزوده دارد یا نه، می‌توان پرسید که آیا مشتری حاضر است برای این فعالیت هزینه‌ای پرداخت کند یا نه؟
- دارای ارزش افزوده برای کسب و کار: این نوع فعالیت‌ها برای انجام‌شدن کسب و کار به طور روان، مفید یا لازم است.
- بدون ارزش افزوده: این فعالیت‌ها در هیچ‌کدام از دو دسته فوق نمی‌گنجند.
پس از دسته‌بندی فعالیت‌ها به دسته‌های فوق، درمورد حذف یا کاهش فعالیت‌های بدون ارزش افزوده از فرآیند تصمیم‌گیری می‌شود. حذف فعالیت با روش‌های مختلفی نظیر اتوماسیون، تغییر در فرآیند و روش‌های دیگر که در مراحل بعد انجام خواهندشد انجام می‌گیرد.
نمودار علت-اثر (استخوان ماهی)
علل به دست آمده در مرحله قبل را می‌توان با نمودار علت-اثر دسته‌بندی کرد. نمودار علت-اثر، روشی جهت نمایش ارتباط میان اثرات منفی و علل آن است. در تحلیل فرآیند کسب‌وکار، اثر منفی مشکل جریان کار یا سطح کارکرد پایین فرآیند است. علل به دو دسته عوامل علّی و عوامل contributing تقسیم می‌شود.
عوامل علّی آن‌هایی هستند که با حذف آن‌ها مشکل حل می‌شود اما دسته دوم، علت اصلی نبوده و تنها شانس به وجود آمدن مشکل را افزایش می‌دهند.
خاصیت اصلی نمودار استخوان ماهی، دسته‌بندی است. علل را می‌توان به صورت زیر تقسیم‌بندی کرده و هر کدام را بر روی یک استخوان رسم کرد:
- ماشین (تکنولوژی)
- روش (فرآیند)
- مواد
- نیروی انسانی
- اندازه‌گیری
- محیط
بدون دیدگاه