آیا چیزی بیشتر از اتلاف منابع، تاخیر و ارتباطات غلط (همه عوامل نارضایتی مشتری) صاحبان کسب و کارهای کوچک را نسبت به تیم کاری خود و توانایی آنها نگران خواهد کرد؟ نکته مورد توجه این است که بک راه حل برای این نوع از شرایط استفاده از BPM برای کسب و کارهای کوچک است. اگر در ذهنتان به دنبال مفاهیم یا شعارهای کسب و کاری عجیب می‌گردید، لازم نیست. BPM به صورت کلی اینگونه تعریف می‌شود:
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار باعث افزایش کارآمدی، حذف اتلاف‌ها، کاهش تاخیرات، تسهیل ارتباطات و حذف گلوگاه‌ها در سازمان شده و همچنین با سازماندهی وظایف کسب‌وکاری در یک نظم مشخص (یک فرآیند بهینه شده) با هدف رساندن محصول یا خدمت مورد نظر به مشتری، داده‌های دقیقی جهت کنترل و تصمیم‌گیری ایجاد می‌کند.
به نظر می‌رسد چنین تعریفی برای آنچه کسب‌وکارهای کوچک نیازمندند، بسیار گسترده باشد. بنابراین در این مقاله به صورت خاص در مورد نحوه اجرای BPM در کسب و کارهای کوچک و مزایای آن صحبت خواهد شد.
وقتی که یک کسب و کار شروع می‌شود، در ابتدا مدل کسب و کار طراحی می‌شود. این امر مستلزم تعریف خریدهای مورد نیاز، استخدام و جذب نیرو و آموزش آنها، بازار هدف، مکانی جهت راه‌اندازی کسب‌وکار و موارد دیگری است. اما به ندرت فرآیندها درست و دقیق تعریف می‌شوند تا بهترین راه برای ارائه کالا یا خدمت به مشتری از طریق اجرای وظایف لازم صورت پذیرد. این دقیقا همان چیزی است که BPM می‌تواند برای کسب و کارهای کوچک انجام دهد و به طور کلی باعث جلوگیری از اتلاف منابع، تاخیر در ارائه محصول یا خدمات و ایجاد سردرگمی (به دلیل ارتباطات ناکارا) می‌شود.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی مناسب جهت یافتن گلوگاه‌ها بسیار مفید است. گلوگاه‌ها نقاطی هستند که اگر وظیفه‌ای کامل انجام نشود، باعث کاهش سرعت انجام فرآیند می‌شود. به طور مثال در یک پیتزافروشی اگر فر دارای حرارت کم باشد، فرآیند طبخ طولانی می‌شود و در نهایت منجر به نارضایتی و شکایت مشتریان می‌شود.
با استفاده از ابزارهای نه چندان دشوار و پیچیده، می‌توان وظایف را به طورت منطقی و با توالی زمانی، سازماندهی کرد تا به راحتی بتوان با شفافیت بیشتر، نقاطی را که در آنها تاخیرات و اتلاف‌ها روی می‌دهد، مشاهده کرد و اقدامات اصلاحی را انجام داد. به طور مثال صاحب یک جایگاه گاز بعد از سازماندهی فرآیندهای خود متوجه شد که فروش شرکت از خرید آن کمتر است. در نهایت با بررسی چارت سازمانی متوجه شد که هیچ فسادی در کار نیست و مساله مربوط می‌شود به نحوه انتقال سوخت از تانکرها به جایگاه مصرف که با اصلاح آن جلوی اتلاف منابع را گرفت.
مساله بعد مربوط می‌شود به نحوه سازماندهی ارتباطات و کنترل اطلاعات. سوال اصلی این است که چه موقع و چگونه پیام‌ها، گزارشات و اسناد باید ارسال شوند. اگر همه این موارد استاندارسازی شوند و یا با ابزارهای و دیگر نرم‌افزارهای مربوطه مانند اپلیکیشن‌های مدیریت کارگروهی، تحت اتوماسیون قرار گیرند، کارایی افزایش پیدا خواهد کرد.
به طور مثال صاحب نمایندگی فروش خودرو زمانی که شروع به سازماندهی فعالیت‌های خود کرد، متوجه شد که هر موقع که نیازمند تصویب تامین مالی از سوی بانک است، زمان آماده‌سازی اسناد، مدارک و داده‌های مورد نیاز طول می‌کشد و این برروی خرید مشتری تاثیر منفی می‌گذارد. با استفاده از BPM می‌توان برای کسب و کارهای کوچک توضیح داد که دقیقا چه اطلاعاتی باید جمع‌آوری شوند، چه اسنادی باید اسکن شوند و در نهایت چه فولدرهای اطلاعاتی باید ذخیره گردند.
این موارد تنها نمونه‌هایی از نحوه کمک BPM به توسعه کسب و کارهای کوچک است. BPM امکانات بیشتری نیز جهت استفاده در کسب‌وکارهای کوچک ارائه می‌نماید.
ترجمه: عباس بیات
منبع: https://www.heflo.com
دانلود مقاله
بدون دیدگاه